«Битрикс24» из коробки. Кому и для чего это нужно?
Опубликовано: 08.06.23, автор: odmen
Генеральный директор VELES Денис Велес объяснил, зачем инвестировать в коробочные CRM-системы.
- Денис, сколько компаний пользуются «Битриксом», и сколько из них готовы вкладываться в «коробку»?
- Ну, смотрите, на сегодняшний день «Битрикс» применяют больше миллиона организаций. Где-то половина из них не слишком активны, они, скорее «играют», скажем лучше, тестируют систему. Из оставшихся 500.000 компаний условная половина вполне довольна стоковой облачной версией.
И только два-три десятка тысяч компаний готовы тратить время, силы и средства, чтобы покупать «Битрикс» в коробке и настраивать его под себя. Да, это по силам не каждому. Ведь уже на старте внедрения коробочная версия стоит раз в двадцать дороже, чем облачная.
- Кто эти «коробочники», и почему они готовы делать такие инвестиции?
- Это серьёзные клиенты, которые мыслят стратегически, которые видят перспективы, понимают, что им нужно сегодня, завтра, послезавтра. Их не устраивает рядовая модель с общего конвейера, им необходим свой инструмент развития и контроля, настроенный под них. Они готовы инвестировать сегодня, чтобы получить большую выгоду в будущем.
Да, программные доработки «Битрикс24» – это непросто и дорого. Чтобы делать их качественно, разработчик должен глубоко погрузиться в проблемы конкретного бизнеса, разобраться в его системе, понять его задачи, стратегии, тактики, философию. Поэтому компетентных разработчиков расширений «Битрикс», откровенно говоря, немного.
- Какие сферы больше всего нуждаются в расширенном / коробочном «Битриксе»?
- Чаще всего заказчиками выступают крупные производственные или торговые предприятия. Иногда стартапы и творческие компании. Обычно в них от 50 до 500 “компьютеризованных” сотрудников, “полевой персонал” и производство.
- Кто у заказчика ставит задачи по доработке «Битрикс24»?
- Как правило, это директор по продажам, главный «айтишник», или тот, кто наводит порядок. Задачи обычно соответствуют величине организации и уровню амбиций того, кто выступает заказчиком от компании.
- Какие задачи хотят решать заказчики с помощью расширений, которые разрабатывает VELES?
- Самые разные. И они, как правило, практически не зависят от того, в какой сфере работает компания. Скорее, от того, какой процесс в компании доминирует, и от того, какое направление в организации требует улучшений. А профиль проекта легко угадать в зависимости от того, кто именно инициирует изменения и выступает представителем заказчика.
«Айтишнику» необходима поддержка - support и автоматизация учета ресурсов, коммерческому директору - 1С, CRM и звонки, генеральному… м-м-м, ему нужно, чтобы компания работала быстрее и эффективней.
- Можете назвать наиболее актуальные задачи, которые чаще всего решают «коробки»?
- Задачи меняются со временем. Для наглядности и большего понимания, как с нашей стороны, так и для заказчика, мы ранжировали полсотни типовых задачи по трём группам. В зависимости от их трудоёмкости и, соответственно, стоимости.
Задачи мы оцениваем в часах работы наших специалистов. Обычно это консультант-проектировщик-менеджер и разработчик. Дизайна и верстки в проектах «Битрикс24» почти нет, поэтому не будем их брать во внимание.
- Начнём с простых.
- Да, давайте. Итак, это небольшие типовые задачи, с которых все начинают. Они просты, часто не требуют предварительного исследования и проектирования. Занимают до 50 часов работы наших специалистов.
Начнём с установки коробочного портала «Битрикс24» на сервер. Всё по инструкции: берем сервер, запускаем на нем веб-окружение или виртуальную машину «Битрикс», разворачиваем через restore.php коробочный портал. Это занимает несколько часов.
Еще несколько часов занимает тонкая настройка. Необходимо делегировать домен, настроить внутреннюю или подключить внешнюю почту, открыть порты, решить сопутствующие проблемы системной администрации.
Замечу, что сервер должен работать быстро сразу. Так как потом, когда к нему подключатся все сотрудники, и многократно возрастёт число действий, скорость, конечно, снизится. Что касается, объёма хранимой информации, этот показатель мало влияет на скорость работы.
- Сколько времени на это отпущено, и важны ли параметры «железа»?
- От 8 до 20 часов. При этом мы настоятельно советуем, чтобы сервер имел 16+ Гб памяти, SSD-диск, современные процессоры. И стояла операционная система ОС Centos 7.
- Как перенести «Битрикс24» из облака в «коробку?
- Поехали. Необходимо шаг за шагом: купить коробочную версию, подготовить сервер, развернуть коробку «Битрикс24». Это может даже быть пробная версия, запросить выгрузку из облака в техподдержке «Битрикс». Всё это занимает пару рабочих дней. Вы получите обычный для 1С – «Битрикс» бэкап от сотен мегабайт до нескольких гигабайт.
Дальше нужно развернуть бэкап на сервере. Выключить облачный портал или “уволить” там всех сотрудников. Если этого не сделать, кто-то у вас обязательно так и будет работать на старом портале.
- Сколько этой займёт времени?
- Так же от 8 до 20 часов. Здесь важно заранее проверить сервер и мобилизовать сисадмина. Сразу оговорюсь, что один-два дня, пока будет делаться выгрузка, облачным порталом вы пользоваться уже не сможете - данные не сохранятся, а коробочного у вас ещё нет. Но будет неверно растягивать эти два в неделю.
- Скажите, Денис, придётся ли мне обучать сотрудников, если я заказал базовый «Битрикс» в коробке?
- Это частый вопрос. На него мы отвечаем, что, как правило, дополнительное обучение не нужно. Все сотрудники, знакомые с офисными программами и соцсетями, сразу начинают пользоваться CRM-системой.
Да, скорее всего, потребуется один два урока, чтобы продемонстрировать базовые принципы работы в системе. Также настоятельно рекомендуем разработать скрипт-регламент в размере одного листа А4, ну или инструкцию с картинками на 7-8 листов. Для наглядности. Чтобы уж точно всем было понятно. В крупных компаниях, или в тех, где очень любят разрабатывать регламенты, уже потребуется консалтинг.
- Сколько времени займет обучение?
- Не больше пятнадцати часов. Добавлю, что процесс обучения будет гораздо более эффективным, если персоналу заранее разъяснить, что внедрение CRM – это польза не только для компании, но и для каждого конкретного сотрудника.
- Денис, как быть с хранением документов и доступом к ним сотрудников. «Битрикс» решает эти задачи?
- Здесь я сразу оговорюсь, что хранение документов и документооборот, как вы понимаете, это разные задач. Отвечаю: да, настройкой дисков групп мы с вами решаем вопрос хранения шаблонов, счетов, рекламаций, всевозможных списков и прочего. Кроме того, мы определяем доступ к ним отделов и сотрудников.
Дополнительные программные доработки могу быть необходимы для точной настройки поиска и избирательного ограничения доступа. Настройка, определение регламента и обучение сотрудников по этой позиции займёт до 15 часов. А вот с надстройками поиска может быть и больше 50.
От 20 до 50 часов может занять настройка таких бизнес-процессов, как «обработка лида», «согласование договоров», «платежи», «обработка рекламаций», «планирование рекламной акции». Бизнес-процессы востребованы, если нужно собрать из инструментов «Битрик24» алгоритм действий и зафиксировать его. Как правило, любой бизнес-процесс, который состоит из стандартных шагов, требует от 10 до 50 часов. Типовые трудозатраты — около 20 часов.
Отмечу, что на любой процесс сначала нужно написать техническое задание - 2-5 листов. Ведь изменить «тэзэ» гораздо проще и дешевле, чем менять запущенный процесс. Кроме этого, не всё, что вы считаете бизнес-процессом, может быть реализовано этим инструментом в «Битрикс24». Иногда нужна отдельная разработка.
- Например?
- Например, пакетная обработка данных в CRM и проектах «Битрикс24». Довольно редкая, но интересная задача. Она появляется, если при ведении CRM или проектов накоплено много данных, с которыми не всё понятно. Допустим, неверно определен источник лида, или информацию о заказчике писали в комментарии к задачам, а не в поле. Или необходимо удалить много назначенных встреч. Если в системе накоплено несколько сотен записей с подобными ошибками, их можно просто обработать программным кодом.
Получение лидов «Битрикс24» с сайта, почты, из звонков, отслеживание источников – всё это можно настроить штатными средствами. Лиды из веб-форм, с сайтов, открытых линий в «Битриксе» формируются сами. Также работает интеграция с почтой.
- Цена этого вопроса?
- Решение этой задачи почти бесплатно. Но иногда нужно организовать получение лидов из какой-то нестандартной системы. Например, с сайта-конструктора без готовой интеграции. Здесь нужно исследовать источник, определиться с форматом, всё запрограммировать и протестировать. Пожалуй, это все задачи «за 50».
- Хорошо. Переходим на следующий уровень.
- Это задачи, которые мы назовём обычным, и которые занимают от 50 до 300 часов программиста. Они, как правило, решают ключевые проблем бизнеса. Для каждой такой задачи нужно предварительное исследование и техническое задание.
В «Битрикс24» есть штатный импорт компаний и сделок из csv-формата, он работает, для однократной загрузки списка его достаточно. Но у него есть недостатки. Этот импорт заново создает записи, старые данные не обновляются, он может создавать клоны/дубли. Не создаёт связи между сущностями. Например, лиды не привяжутся к сделкам. Кроме того, этот импорт требует данные определенной структуры, и с другими не работает.
- Как быть?
- Если вы можете сделать выгрузку нужной структуры из своей системы или адаптировать xl-файл, то вся операция занимает буквально 20 минут на 2000 контактов. Но, скорее всего, штатный импорт вас не устроит. Готовых мастеров миграции нет. Эту задачу нужно решать через исследование и разработку.
- Сколько это займёт времени?
- 10-15 часов на каждый сложный тип данных, и от 2 до 10 часов на каждый простой. Сложность будет зависеть от того, насколько ваша структура данных отличается от той, что предлагает «Битрикс». Если поля напрямую сопоставить не получится, то придется делать преобразования и настраивать дополнительные операции.
- Как решаются вопросы интеграции с 1С?
- Да, это важно для многих компаний. Итак, есть несколько видов штатной интеграции с 1С. Базовые из них: синхронизация контрагентов 1С и компаний «Битрикс24», обмен товарами 1С УТ и «Битрикс24» и создание 1С-треккера для «Битрикс24». Но большинству заказчиков этого мало.
- Какие типовые задачи ставятся и решаются в этой группе?
- Обмен с 1С других версий, кроме ЗУП и УТ. Передача в «Битрикс24» дополнительных данных - документов, оценки наличия товара по складам, истории заказов из 1С, графиков загрузки специалистов. Создание документов в 1С на базе действий в «Битрикс24». Такие задачи требуют 1С-разработчика. И мы готовы взять на себя полное решение таких задач.
Здесь замечу, что, обращаясь за интеграцией 1С с «Битрикс24», будьте готовы предоставить множество технических подробностей - версии 1С, направление обмена, частота обмена и так далее.
- Но обмен информацией бывает необходим не только с 1С?
- Конечно. Интеграция «Битрикс24» возможна и с SAP, Microsoft Dynamics CRM, Google Spreadsheet и даже с любой самописной системой. Для этого просто необходима «коробка», дополнительные проекты и разработки. Для настройки обмена мы можем написать модули для каждой системы, организовать передачу файлов через веб-сервисы и буферные базы данных.
- Давайте поговорим про системы отчётности. Зачем здесь «коробка»?
- Стандартные отчеты, воронки и конструктор «Битрикс24» умеют много чего. Один простой отчет можно сделать за 10-20 часов. Но компании часто бывают нужны именно нестандартные отчеты, специальная арифметика, или даже работа с внешними источниками данных. И заказчики желают гибкости и универсальности инструментов.
К этой же группе задач отнесём желание перенести в «Битрикс» алгоритмы другой CRM. Это могут быть нестандартные воронки продаж по лидам, сравнение воронок, триггерные рассылки, расширенные возможности сегментации, геолокация и так далее. Здесь важно сразу разобраться с первичной структурой хранения и источниками данных.
- Как быть, если у компании множество подразделений и филиалов?
- Для интегрированных организаций у «Битрикс24» есть специальная версия. Она называется «Холдинг». Поэтому, если у вас много филиалов, департаментов, «дочек», пожалуйста.
- Дорого?
- Это стоит 550.000 рублей. Дешевле бюджетного седана. Но, давайте сразу сделаем оговорку, что стандартные инструменты «Холдинга» подойдут не всем. Как правило, группы копаний сразу хотят уйти от общего списка сотрудников и от единой CRM-системы.
- Как развести эти вопросы?
- Смотрите. Что можно сделать? Самое простое - запретить сотрудникам разных филиалов видеть друг друга и писать сообщения в чатах. Да, это противоречит идеологии открытости и прозрачности «Битрикс24», но заказчики часто хотят именно так.
Можно разделить доступ к записям CRM с помощью дополнений, можно разделить живую ленту, сервисы и чаты между подразделениями. Можно убрать определённые возможности для ряда сотрудников. Можно реализовать «двойное подчинение» сотрудника или подразделения.
Для этого придётся вносить изменения на так называемом низком уровне - редактировать модули и страницы «Битрикс24». Здесь очень рекомендую, если планируете изменить систему прав, начать с анализа и проектирования
- Как сконфигурировать многоэтапный бизнес-процесс? Например, строительство, открытие гипермаркета?
- Каким бы ни был бизнес-процесс, это всегда последовательность шагов. Стандартных или уникальных. Эти шаги имеют размер (время / объём решаемых задач). Если процесс всегда одинаков по структуре, то его легко сделать на базе конструктора бизнес-процессов. Это займёт до 50 часов.
Порой в «Битрикс24» приходится управлять многошаговыми проектами с переменными сроками, разными составом этапов, сложными связями. Согласуются планы, корректируются сроки. Необходимо отслеживание графика и прочее. Здесь, конечно, необходимы нестандартные настройки, обновление уведомлений, перенос задач и смена исполнителей.
Подобные задачи решаются разработкой специального программного модуля для управления особым типом бизнес-процессов. Перед автоматизацией сложных процессов важно много раз протестировать процесс «на бумаге». Ведь если допустить ошибки на старте, то потом придётся слишком много придется переделывать.
- И, наконец, большие задачи!
- На их решение мы отводим 300 часов и больше.
- Почему так долго и, наверное, дорого?
- Решение таких задач затрагивает основы системы «Битрикс24». Их очень трудно совместить с будущими обновлениями, они очень трудоёмкие, и точно оценить их крайне трудно. В идеале такие задачи должен решать сам производитель системы. Но, если разработчики «Битрикса» не планируют развивать систему в этом направлении, за это готовы взяться специалисты VELES
Мы можем настроить многоуровневую внутреннюю и внешнюю интеграции, автоматизировать сложные бизнес-процессы. Изменить дизайн «Битрикса», если вам не нравится стандартный, настроить какие угодно функции. Мы можем создать новые сущности работы в CRM, настроить любую хитрую аналитику.
Автоматизировать колл-центр и настроить работу кофемашин по единому для всех филиалов алгоритму. Ну, хорошо, пусть в вашем филиале в Элисте в капучино добавляют верблюжье молоко. Возможно всё. Повторю ещё раз, - важно, чтобы заказчик понимал, чего он хочет и к чему стремится. А специалисты VELES разложат всё «по коробочкам», и, если нужно, сделают новые. Опыт наших заказчиков показывает, что это того стоит.
Комментарии ()